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OA系统无纸化办公 政务痕迹清晰可查

2019-08-23 17:21:10 来源:   

  在政府部门工作的公务员常常会遇到这样的问题:一份文件在传阅签批时,不同领导有不同的笔迹,因此很容易识别。而在电脑上对文件进行签批流转过程中,要保留每位领导的痕迹却不是一件简单的事情。当多位领导都在计算机上批签修改文件时,如何保留不同领导的修改痕迹,是下属十分关心的问题。这个时候,一套能够适应现代政务办公信息化要求的政务版协同管理OA系统就显得尤为重要了。

  华天动力政务版OA系统完全按照《国家行政机关公文处理办法》《党政机关公文处理工作条例》等进行公文管理设计,流程采用WORD文档和HTML表单相结合的方式,收发文的正文均采用WORD文档格式,便于对文档进行编辑,同时支持文档的痕迹保留功能,可轻松查看文件的修改情况,对于领导的意见能够自动填写到签批单上,系统中所有人的审批记录可以直接查看。系统设置里还有清稿的过程,直至文件清稿后痕迹才会消失。

  在日益强调信息化、无纸化办公的今天,政府部门发挥示范引领作用是责无旁贷的。四川省水务局、四川省雅安市雨成区政府都是华天动力政务OA系统的受益者,他们均是当地政府部门中率先在公文处理过程中提倡无纸化的领军者。

  华天动力政务OA系统通过对文件传阅、审批流程的定义,既可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息转换为电子文档打开,也可支持签批者通过原笔迹手写技术的电磁屏,对电子文件进行亲笔圈阅、批注和签名,对所传阅讨论的文件发表意见建议、相互交流并进行最终的定稿及签署。这就省去了传真打印手动签批的繁琐步骤,避免纸张的浪费,且不需要领导学习繁琐的键盘输入方法,与日常在纸上办公时批阅、签署文件别无二致,方便地进行无纸化办公。

  这种既经济又高效的办公模式不仅可以提高审批效率,还可以节约纸质办公成本。同时,减少了发送纸质文件所需的路费、通讯费和人工成本,有效提高了办公效率并节省大量办公开支。另外,以协同OA系统搭建的无纸化办公平台还有一个非常明显的优势,即以往的文档大多都以纸质版进行保存,有些一留就是五年十年,不仅储存、查找难,也占用大量的空间面积。而协同管理OA系统无纸化办公平台,可以将所有的文档以电子形式保存,不仅储存空间大、占地小,还可以通过关键词进行智能搜索、查找,大大提高了政府部门的工作效率。

  假如有多位领导对需要审批的文件进行了修改,则可以通过华天动力政务OA系统的“痕迹保留”功能显示每位领导的修改时间和修改内容,不同的领导会使用不同的颜色加以区分,这样就能够看到审批人对文档的修改记录了。

  “痕迹保留”功能的具体操作也非常简单,比如在操作权限设置中勾选“允许修改”和“允许痕迹保留”,然后保存。勾选“允许修改”是在审批时可对正文进行修改编辑;勾选“允许痕迹保留”则是在编辑正文时可实现正文的修改留痕并对正文的修改痕迹进行显示查看或者隐藏查看。雅安市雨成区政府对这一功能给予了高度的肯定,称痕迹保留功能对于部门构成复杂、领导层级多的部门,在处理一份待审批文件可谓事半功倍。

  华天动力政务OA系统流转过程中可以显示不同领导的修改记录,变更之处有迹可循,从而保证了公文流转各个阶段的可控性,大大提高了行政办公的效率,真正让无纸化办公依然有痕可循、有据可查,让节约型政府办公从梦想照进现实。

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