受疫情影响,今年协同办公软件OA系统市场特别火爆,的确相比疫情前很多偏传统的公司更相信面对面的沟通,疫情后也普遍觉得智能化办公似乎更靠谱点。但不少企业管理者在选型时都有一个普遍的困惑,就是协同OA看似比较简单,但功能繁多,又非常雷同,各家的特点都不是很突出,要选择一个真正适合自己的OA并不容易。很多时候都是在被厂家引导,甚至是误导。
为此,笔者整理了购买OA的四项基本原则,只要遵守这四个原则,想选中一款真正适合自己的好OA也不是什么难事。
企业选择OA系统三大要素无非就是:功能、技术、价格。那么我们的四大原则也就是围绕着这几个方面来说:
一、确定需求,功能适用
首先要确定自己的核心需求,包括当前要解决的主要问题,和未来几年(以3-5年为佳)要解决的主要问题,主要问题不要太多,超过5条就不是主要问题了。相信罗马不是一日建成的,所以千万不要试图去满足所有人的要求,也就不要浪费时间去研究全部林林总总的功能。
根据核心需求确定核心功能,忽略或直接砍掉次要功能,其实OA的核心就是工作流。现在各个厂家的OA系统都有试用版本,不怕不识货,就怕货比货,将自己的实际办公流程(复杂一点的)放进去认真演练一下,对其适用性就有了直观的认识。
目前市场上流程做的比较好的OA系统也有,比如华天动力OA,工作流引擎就是他的核心技术之一,他家独有十大流程,可以满足各种复杂流程管理需求,全面整合系统内、外部数据,使用灵便,有效解决执行层协作规范化和高效化的问题。
二、技术先进,系统稳定
OA厂商技术是否过硬是考验一个OA是否好用最关键因素,因为只有过硬的技术才能保障OA系统能及时交付安全使用,否则工期拖个半年,用起来各种BUG,那可是糟心死了。但是有个误区,很多人看到高大上的界面,就觉得这厂家肯定特别牛,而忽略了底层构架才是技术核心,结果吃了大亏。现在华天动力OA高举技术大旗来培育市场,希望让用户充分意识到技术的重要,这在一片“理念”声中显得很“另类”,也很难得。所以企业选型的时候应该更加关注,并要求厂家提供更多的技术细节说明,把隐藏在背后的技术翻过来看清楚,因为只有良好的技术设计才能够保证OA具有良好的稳定性、开放性、拓展性、维护性和易用性,才能保证OA系统顺利的应用。
一般情况下,LOUTUS和PHP技术开发的OA还是尽量不要选择,因为诸多严重缺陷,它们已经被主流的OA厂家所淘汰,目前大厂家较多使用JAVA技术。
三、价格合理,省钱有道
同样的性能(包括功能和技术)看价格,同样的价格看性能,这就是性价比。在很多时候,OA的价格并不跟其性能成正比,特别是对于中、大型项目来说,价格只是满足人的虚荣心而已。反之,也不要以为越便宜越好,要知道,购买成本只是综合成本的一小部分,还有实施成本、维护成本、拓展成本、升级成本、生命周期成本等等,这才是大头。如果价位特别低,也可能是为以后谋取更大利益挖的坑。市场上有一些免费的OA系统,其后期想拓展应用花费的价钱可不是一点点。
但是怎么才能找到功能好,价格又合理的OA系统呢?我们可以选择可以自由定制功能的OA系统厂商,就如我们前面所说的,功能不需要太多,适用就好,规划好企业需要的主要功能,找到能提供功能定制优化的OA系统厂商,这样只对需要的功能付费,这种价格的节省是合理的,目前市场上华天动力OA可以提供这种服务。
四、适度超前:
第一个原则中我们要求忽略或砍掉次要功能,但别砍过头了,因为事实上,由于缺乏对需求和OA系统的洞察力,大部分用户的需求都是片面和短视的,所以需求必须要有一定的前瞻性,至少要满足未来3-5年企业的发展需要。
悲剧已经多次上演,很多企业在选型的时候说,觉得我们就是发发通知、传传文件,别的什么技术啊、功能啊再好我也用不上,但用了一年时间后经常就会有工作流转和表单统计的需求,这时候发现产品架构和设计不能很好的实现这个应用,开发吧成本太高,换掉吧前功尽弃,搞得自己很难受。
不过破解这点也很简单,只需要找一家技术牛的,二次开发能力强的,能及时交付的,或者就像上面所提到的,所有需求可以单独购买的OA系统厂商。
四大原则说完了,可能会有人说你忘了重要的一条:服务。确实,软件的服务很重要,但我告诉你,OA的服务没那么重要。为什么呢,产品化OA的服务都是远程来做的,厂家没什么成本,日常的使用问题很好解决,要开发的话单独拿钱。有的OA厂家还承诺终身免费服务呢,其实也只是噱头而已。
项目型的OA服务一般是一年内免费,一年后按15%收费,但别忘了,所有的服务都是付款后的行为,而付款后的主导权就完全在厂家手里了,你就是拿着那10-20%的服务保证金,对厂家来说收回来是赚的,收不回来就当做坏账处理掉了。
最后请记住:没有哪个OA系统是绝对领先和全面领先的,只有相对领先。你要做的,就是找一个优势能够跟自己的需求对接起来,真正适合自己的好OA。