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华天动力政务版OA系统 为机关档案提供全生命周期管理

2019-08-29 22:10:13 来源:   

  档案是机关事业单位公务活动的真实纪录,对于规范机关管理、提高机关工作效率具有重要意义。总体上,机关档案包括:文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案;机关履行行业特有职责形成的专业档案;照片、录音、录像等音像档案;业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案;印章、题词、奖牌、奖章、证书等实物档案等。用OA系统能让看似杂乱的档案管理立刻规整清晰起来。

  一些机关事业单位在档案管理具体工作中,还存在档案管理手段落后,档案归档不规范等问题。比如,有的职能部门为了使用方便,将本该统一归档、集中保管的档案资料分散保管,使用档案的人员在借阅档案后没有及时归还档案管理部门,导致档案内容不全、材料分散等情况时有发生,严重影响了档案的完整性。

  华天动力政务版OA系统具有完善的档案管理功能,可以提供涵盖档案收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等全生命周期自动化管理。在兼顾协同化、移动化的同时,让档案管理工作更规范、更高效、更安全、更全面。

  首先,档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与利用档案过程中要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。华天动力政务版OA系统符合国家档案局第13号关于《机关档案管理规定》标准,可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置,自由赋予信息属性,适应个性化的档案分类管理以及管理不同门类档案的需要,全面实现各类档案集中管理的要求。

  政务版OA系统具有专业的档案自动编号、标引、注册与注销等管理功能,OA系统中档案注册后可自动生成归档编号、统计文件数及页数等信息,支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接,自动生成封面背脊、目录等档案表格,支持条形码、二维码、电子标签功能,赋予每一份档案唯一的身份特征,从而实现档案管理的高效化。

  其次,关于安全化,华天动力政务版OA系统可全面记录用户借还登记、操作日志等使用行为,OA系统中所有档案资料均可发起流程,方便借阅、归档、注销等业务办理,可对实体档案进行借用审批,支持批量办理借阅、归还与发放登记。对于没有内容阅读权限的电子档案,也可通过发送借阅申请来获取阅读权限。OA系统中所有用户行为均有后台监控,每一份档案都有详细的用户操作记录,图片、Office、PDF等格式文件均有水印防扩散功能,加注阅读屏幕水印,最大限度避免了档案被恶意扩散、盗用,减少丢失风险。

  最后,档案管理的协同化则是政务版协同OA系统最大的亮点,它提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,OA系统也要求档案人员积极参与介入此项工作中,谁形成谁归档,使档案管理和电子文件归档实际需求变得切实可行。

  此外,借助智能报表系统和电子表单,档案管理人员、主管领导可以随时在OA系统报表门户了解不同时期,OA系统内部各类档案的管理使用情况,可以随时查看档案详情、了解具体数据分析情况,包括各类档案的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多,以及各类档案的数量占比等情况。档案管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间,有效地提升机关事业单位档案管理的质量和水平。

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