档案是机关事业单位公务活动的真实纪录，对于规范机关管理、提高机关工作效率具有重要意义。总体上，机关档案包括：文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；机关履行行业特有职责形成的专业档案；照片、录音、录像等音像档案；业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；印章、题词、奖牌、奖章、证书等实物档案等。用OA系统能让看似杂乱的档案管理立刻规整清晰起来。
一些机关事业单位在档案管理具体工作中，还存在档案管理手段落后，档案归档不规范等问题。比如，有的职能部门为了使用方便，将本该统一归档、集中保管的档案资料分散保管，使用档案的人员在借阅档案后没有及时归还档案管理部门，导致档案内容不全、材料分散等情况时有发生，严重影响了档案的完整性。
华天动力政务版OA系统具有完善的档案管理功能，可以提供涵盖档案收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等全生命周期自动化管理。在兼顾协同化、移动化的同时，让档案管理工作更规范、更高效、更安全、更全面。
首先，档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与利用档案过程中要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。华天动力政务版OA系统符合国家档案局第13号关于《机关档案管理规定》标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，自由赋予信息属性，适应个性化的档案分类管理以及管理不同门类档案的需要，全面实现各类档案集中管理的要求。
政务版OA系统具有专业的档案自动编号、标引、注册与注销等管理功能，OA系统中档案注册后可自动生成归档编号、统计文件数及页数等信息，支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、目录等档案表格，支持条形码、二维码、电子标签功能，赋予每一份档案唯一的身份特征，从而实现档案管理的高效化。
其次，关于安全化，华天动力政务版OA系统可全面记录用户借还登记、操作日志等使用行为，OA系统中所有档案资料均可发起流程，方便借阅、归档、注销等业务办理，可对实体档案进行借用审批，支持批量办理借阅、归还与发放登记。对于没有内容阅读权限的电子档案，也可通过发送借阅申请来获取阅读权限。OA系统中所有用户行为均有后台监控，每一份档案都有详细的用户操作记录，图片、Office、PDF等格式文件均有水印防扩散功能，加注阅读屏幕水印，最大限度避免了档案被恶意扩散、盗用，减少丢失风险。
最后，档案管理的协同化则是政务版协同OA系统最大的亮点，它提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，OA系统也要求档案人员积极参与介入此项工作中，谁形成谁归档，使档案管理和电子文件归档实际需求变得切实可行。
此外，借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、主管领导可以随时在OA系统报表门户了解不同时期，OA系统内部各类档案的管理使用情况，可以随时查看档案详情、了解具体数据分析情况，包括各类档案的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。档案管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间，有效地提升机关事业单位档案管理的质量和水平。
